OPĆA NAČELA

Prva zadaća arhivista jest očuvati integritet zapisa koji su im povjereni na brigu i čuvanje. U izvršavanju ove dužnosti, oni vode računa o legitimnim, ali ponekad međusobno suprotstavljenim pravima i interesima poslodavaca, vlasnika, osoba koje se spominju u zapisima i korisnika, prošlih, sadašnjih i budućih.

Objektivnost i nepristranost arhivista mjera su njihovog profesionalizma. Arhivisti se odupiru svakom pritisku, odakle god on dolazio, kojemu je cilj manipuliranje svjedočanstvima ili prikrivanje ili iskrivljavanje činjenica.

Arhivisti djeluju u skladu s općeprihvaćenim načelima i praksom. Obavljaju svoje zadaće u skladu s arhivističkim načelima u svezi s nastajanjem, upravljanjem i raspolaganjem spisima u uredu, pismohrani i međuarhivu, uključujući elektroničke i multimedijske zapise, te u svezi s odabiranjem i preuzimanjem zapisa radi njihove konačne pohrane u arhiv.

Arhivisti vrednuju zapise nepristrano, zasnivajući svoj sud na temeljitom poznavanju administrativnih potreba i akvizicijske politike svoje ustanove. Oni sređuju i opisuju zapise u skladu s načelom provenijencije i načelom izvornog reda i općeprihvaćenim standardima, i to što je brže moguće.

Arhivisti vode akvizicijsku politiku u skladu s ciljevima i raspoloživim sredstvima svojih ustanova. Ne zahtijevaju i ne prihvaćaju preuzimanje gradiva kad to predstavlja opasnost za integritet ili sigurnost zapisa. Zalažu se za povrat arhivskoga gradiva odnesenog iz zemlje.

Arhivisti postupaju tako da arhivska vrijednost zapisa, uključujući i elektroničke ili multimedijske zapise, ne bude umanjena arhivističkim postupcima odabiranja, sređivanja i popisivanja, zaštite i korištenja.

Svako odabiranje provodi se u skladu s pažljivo utvrđenim postupcima i kriterijima. O zamjeni originala drugim oblicima odlučuje se na temelju razmatranja pravne, unutrašnje i obavijesne vrijednosti zapisa. Kada su zapisi čije korištenje podliježe ograničenjima privremeno uklonjeni iz spisa, to treba priopćiti korisniku.

Pri odabiranju zapisa za trajno čuvanje ili za izlučivanje, arhivisti prije svega vode računa o potrebi da se sačuva temeljno svjedočanstvo o djelovanju osobe ili ustanove koja ih je proizvela ili prikupila, ali isto tako imaju u vidu da se interesi istraživača mijenjaju.

Arhivisti moraju biti svjesni da preuzimanje zapisa sumnjivog porijekla, čak i kad su oni veoma zanimljivi, potiče nezakonitu trgovinu. Oni pružaju pomoć svojim kolegama i službama nadležnima za hvatanje i gonjenje osoba osumnjičenih za krađu arhivskoga gradiva.

Arhivisti se zalažu za ispravne postupke čuvanja zapisa tijekom njihova životnog ciklusa i surađuju sa stvaraocima gradiva kod upotrebe novih oblika i postupaka u upravljanju informacijama. Ne brinu se samo za prikupljanje postojećih zapisa, nego također osiguravaju da postojeći informacijski i arhivski sustavi uključuju odgovarajuće postupke koji omogućuju da se vrijedni zapisi sačuvaju od samog početka.

U pregovorima sa službama koje predaju gradivo odnosno s vlasnicima zapisa, arhivisti se zalažu za donošenje poštenih odluka utemeljenih — kad god je to moguće — na punom uvažavanju sljedećih čimbenika: ovlaštenja za predaju, poklon ili otkup, financijskog dogovora i koristi, plana obrade gradiva, autorskih prava i uvjeta korištenja. Arhivisti čuvaju pisani trag o preuzimanju zapisa, o njihovoj zaštiti i obradi.

Arhivisti izrađuju odgovarajuća opća i posebna obavijesna pomagala za sve fondove koje čuvaju. Svima nepristrano pružaju savjete i koriste raspoloživa sredstva kako bi pružili ujednačenu razinu usluga.

Arhivisti odgovaraju uljudno i nastoje pomoći kod svih razumnih istraživanja koja se odnose na zapise o kojima brinu, i potiču njihovo korištenje u najvećoj mogućoj mjeri u okvirima koje određuju politika ustanove, zaštita gradiva, zakonske odredbe, prava pojedinaca te sporazumi s darovateljima.

Arhivisti suzbijaju nerazumna ograničenja u pristupu i korištenju zapisa, ali mogu predložiti ili prihvatiti jasno utvrđena ograničenja s privremenim trajanjem kao uvjet za preuzimanje gradiva. U interesu liberalizacije pristupa trebali bi iznova dogovoriti uvjete ugovora kada se okolnosti izmijene.

Arhivisti se brinu da privatnost pravnih i fizičkih osoba, jednako kao i državna sigurnost, budu zaštićene bez uništavanja informacija, osobito u slučaju elektroničkih arhiva gdje su promjene i brisanje podataka uobičajena praksa.

Arhivisti moraju poštivati privatni život osoba koje su stvorile zapise, kao i onih na koje se zapisi odnose, osobito kada te osobe nemaju utjecaja na odluke o korištenju i raspolaganju gradivom.

Arhivisti se suzdržavaju od bilo kakve djelatnosti koja bi mogla štetiti njihovom profesionalnom integritetu, objektivnosti i nepristranosti. Ne vuku iz svoje djelatnosti nikakvu materijalnu ili drugu osobnu korist koja bi mogla biti na štetu ustanove, korisnika i kolega.

Arhivisti ne sakupljaju izvorne zapise i ne sudjeluju u trgovini zapisima kao privatne osobe i za vlastitu korist. Izbjegavaju djelatnosti koje bi mogle kod javnosti proizvesti dojam sukoba interesa.

Arhivisti mogu koristiti arhivske fondove svoje ustanove za osobna istraživanja i objavljivanje, ukoliko se takav posao obavlja pod istim uvjetima pod kojima rade ostali korisnici istoga gradiva. Ne otkrivaju niti koriste informacije do kojih su došli radom na arhivskim fondovima kojima je pristup ograničen, te ne dopuštaju da njihov osobni interes dođe u sukob s profesionalnim zadaćama. Arhivisti ne dopuštaju nikome izvan svoje struke da se miješa u njihov posao i zadatke.

Arhivisti ulažu napore da razviju svoje stručno znanje i osposobljenost, da pridonesu napretku arhivistike i da osiguraju da oni za čije su obrazovanje ili obuku zaduženi budu osposobljeni za kompetentno obavljanje svojih zadataka.

Arhivisti nastoje pojačati suradnju i izbjeći sukobe sa svojim kolegama te riješiti teškoće, potičući ih na poštivanje arhivističkih standarda i profesionalne etike. Surađuju s predstavnicima srodnih struka u duhu međusobnog poštivanja i razumijevanja.