Uredba o uredskom poslovanju (NN 07/2009)

VLADA REPUBLIKE HRVATSKE

171

Na temelju članka 60. stavka 1. Zakona o sustavu državne uprave (»Narodne novine«, br. 75/93, 92/96, 48/99, 15/2000, 127/2000, 59/2001, 199/2003 i 79/2007), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 8. siječnja 2009. godine donijela UREDBU O UREDSKOM POSLOVANJU.

I. OPĆE ODREDBE
Primjena uredbe

Članak 1.
Ovom uredbom uređuje se uredsko poslovanje u tijelima državne uprave.

Podredna primjena uredbe

Članak 2.
Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na uredsko poslovanje stručnih službi Hrvatskoga sabora i Vlade Republike Hrvatske, Ureda predsjednika Republike Hrvatske i drugih državnih tijela, tijela i službi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, ako za uredsko poslovanje nisu doneseni posebni propisi.

Uredsko poslovanje


Članak 3.
(1) Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu.

(2) Postupanje s pismenima u elektroničkom obliku obavlja se sukladno propisima kojima se uređuje postupanje s elektroničkim ispravama.

Temeljni pojmovi uredskog poslovanja

Članak 4.

U smislu ove Uredbe:

  • pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i raspoređivanja, upisivanja u odgovarajuće evidencije (očevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvođenja te njihova čuvanja u pismohrani;
  • pismohrana je dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih dokumenata;
  • dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka;
  • elektronički dokument je bilo koja vrsta elektroničkog zapisa koji nema svojstva elektroničke isprave;
  • elektronička isprava je isprava uređena sukladno posebnim propisima;
  • pismeno je podnesak ili akt;
  • podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog odustaje;
  • akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti;
  • prilog je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crtež ili slično) kao i fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi nadopune, pojašnjenja ili dokazivanja njegovog sadržaja;
  • spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu;
  • dosje je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadaću;
  • brojčana oznaka je identifikacija predmeta odnosno pismena i sastoji se od klasifikacijske oznake i urudžbenog broja;
  • klasifikacijska oznaka označava predmet prema sadržaju, godini nastanka, obliku i rednom broju predmeta;
  • urudžbeni broj označava stvaratelja pismena, godinu nastanka i redni broj pismena unutar predmeta.

Pisarnica

Članak 5.
(1) Tijela državne uprave (u tekstu koji slijedi: tijela) dužna su ustrojiti pisarnicu.
(2) Iznimno, u tijelu kod kojeg je opseg uredskog poslovanja manji, poslove pisarnice može obavljati određeni službenik uz druge poslove, a određena pismena mogu se zaprimati i u pojedinim unutarnjim ustrojstvenim jedinicama tijela, ako to zahtijeva organizacija upravnog poslovanja ili njihova prostorna izdvojenost.
(3) Pisarnica jednog tijela može obavljati uredske poslove i za jedno ili više drugih tijela, ako se njihovi čelnici u pisanom obliku o tome dogovore.
(4) Pismena koja nisu primljena posredstvom pisarnice, već izravno elektroničkim putem, bez odgode se upisuju i u odgovarajućoj elektroničkoj evidenciji pisarnice.

Pismohrana

Članak 6.
(1) U sastavu pisarnice ustrojava se pismohrana.
(2) Pismohrana preuzima dovršene spise (predmete), organizira korištenje, obradu, izlučivanje pismena i drugih dokumenata, vodi evidenciju o registraturnoj građi, brine se za cjelovitost i sređenost cjelokupne registraturne i arhivske građe, nadzire je i čuva te obavlja poslove u svezi s predajom gradiva nadležnom arhivu sukladno posebnim propisima o arhivskoj djelatnosti.

Članak 7.
Ovlast i postupanje u poslovima uredskog poslovanja u pojedinom tijelu uređuju se pravilnikom o unutarnjem redu.
II. PRIMITAK, OTVARANJE I PREGLED POŠILJKI
III. UPISIVANJE PISMENA
IV. DOSTAVA PISMENA U RAD
V. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKTA
VI. OTPREMANJE AKATA
VII. RAZVOĐENJE AKATA U UPISNIKU PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA ODNOSNO URUDŽBENOM ZAPISNIKU
VIII. ROKOVNIK PREDMETA
IX. STAVLJANJE PREDMETA U PISMOHRANU I ČUVANJE
X. PEČATI, ŽIGOVI I ŠTAMBILJI
XI. OSTALE ODREDBE
XII. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Klasa: 035-01/08-01/01
Urbroj: 5030106-09-1

Zagreb, 8. siječnja 2009.

Predsjednik
sc. Ivo Sanader, v. r.

Obrasci:

KNJIGA PRIMLJENE POŠTE
PRIJEMNI ŠTAMBILJ REPUBLIKA HRVATSKA brojčana oznaka i naziv tijela
UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA PRVOG STUPNJA
UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA DRUGOG STUPNJA
URUDŽBENI ZAPISNIK
OMOT SPISA NEUPRAVNOG PREDMETA
OMOT SPISA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA
KAZALO
INTERNA DOSTAVNA KNJIGA
DOSTAVNA KNJIGA ZA POŠTU
DOSTAVNA KNJIGA ZA MJESTO
KNJIGA PISMOHRANE
Copyright © 2009-2018 Hrvatsko arhivističko društvo. Sva prava pridržana.