Sekcija za zaštitu gradiva izvan arhiva

Sekcija Hrvatskoga arhivističkog društva za gradivo izvan arhiva osnovana je kako bi okupljala djelatnike državnih arhiva koji obavljaju onaj dio arhivske službe koji najuže povezuje arhivsku službu sa stvarateljima gradiva, te tom bliskom suradnjom nastoje osigurati da u arhiv zaista stigne vrijedno gradivo zaokruženih cjelina, sređeno tako da se u minimalnom vremenu može njime početi koristiti.

 

Suradnja sa stvarateljima obavlja se, na temelju Zakona o arhivskome gradivu i arhivima, u nekoliko vidova: nadzornim pregledima stvaratelja/imatelja, obuhvaćajući pritom kontrolu stanja gradiva kao i uvjeta u kojima se ono pohranjuje, nadalje, nadzorom nad odabiranjem i izlučivanjem gradiva, suradnjom prilikom izrade internih pravilnika o zaštiti gradiva, čiji su prilog i nadasve važni posebni popisi gradiva s rokovima čuvanja nastali na temelju analize i vrednovanja gradiva. Kruna rada sa svakim stvarateljem ili imateljem gradiva zapravo je preuzimanje gradiva u arhiv, a taj postupak također provode stručni djelatnici odnosnih ustrojbenih jedinica za rad sa stvarateljima/imateljima. Svi se navedeni poslovi bilježe i registriraju kroz osnovne evidencije stvaratelja i imatelja arhivskoga gradiva, što je dokumentacijsko srce tih službi.


Naravno, veze sa stvarateljima i imateljima gradiva ne iscrpljuju se samo u strogoj nadzornoj funkciji, nego se suradnja produbljuje kroz različite programe edukacije, bilo da je riječ o edukaciji za osobe neposredno zadužene za poslove pismohrane bilo, pak, edukaciji zaposlenika više razine upravljanja, dakle, osoba odgovornih kako za rad pismohrane tako i za upravljanje cjelokupnim životnim tijekom gradiva u nekoj ustanovi. Konačno, i odredbe Zakona o zaštiti arhivskoga gradiva i arhivima, uz nadzornu, jednakim opsegom predviđaju i savjetodavnu ulogu arhivske službe, pa su arhivisti zaduženi za rad sa stvarateljima često u prilici davati i niz stručnih savjeta, jednako povezanih s fizičkom kao i intelektualnom zaštitom gradiva.

 

Obavljajući dnevno navedene poslove i zadatke, arhivisti – članovi Društva, prepoznali su potrebu međusobnoga usklađivanja rada, napose u nastojanju zauzimanja identičnoga stava prema stvarateljima/imateljima u nadležnosti u slučajevima identičnih ili analognih postupanja. Članovi sekcije također nerijetko nastoje ujednačiti postupanja i na najnižoj – dnevnoj operativnoj razini, pa usklađuju oblik i sadržaj dokumentacije koja nastaje njihovim radom, kao i hodograme pojedinih postupanja.

 

Međutim, glavna je težnja članova sekcije da razmjenjujući u međusobnim susretima dosadašnja iskustva i praksu, izvršavanje i bavljenje navedenim poslovima podignu na viši stručni nivo, i u tome cilju zapisnike sa svojih okupljanja, odnosno stručne zaključke, redovito dostavljaju ravnateljima svojih ustanova, nastojeći dati doprinos radu cjelokupne arhivske službe. U tome smislu pogotovo treba naglasiti da sekcija usko surađuje sa svim arhivskim ustanovama i njihovim čelnicima, da je jednim svojim dijelom naslonjena i na Nacionalnu savjetodavnu arhivsku službu, koja također segmentom svojih aktivnosti obuhvaća i ta postupanja.

Pin It