Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (NN 90/2002)

MINISTARSTVO KULTURE

1476

Na temelju članka 12. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi PRAVILNIK O VREDNOVANJU TE POSTUPKU ODABIRANJA I IZLUČIVANJA ARHIVSKOGA GRADIVA.

I. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
(1) Ovim Pravilnikom utvrđuju se kriteriji vrednovanja arhivskoga gradiva, kategorizacija stvaratelja, izradba popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenoga gradiva.
(2) Odredbe ovoga Pravilnika odnose se na sve stvaratelje i imatelje javnoga arhivskoga gradiva u smislu članka 5. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u da­­lj­­njem tekstu: Zakona), kao i na stvaratelje i imatelje privatnoga arhivskoga gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskoga gradiva suklad­no čl. 31. Zakona.
 
 
Članak 2.
(1) Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, koji ima značajke vjerodostojnosti i pouzdanosti.
Kategorizacija je postupak kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o značenju cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem.
Popis s rokovima čuvanja je popis jedinica neke cjeline gradiva ili funkcija obavljanjem kojih je gradivo nastalo, s označenim rokom čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.
Primarno nadležni ured je stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja gradiva koja je nadležna za obavljanje određene funkcije ili djelatnosti i čijim radom nastaje gradivo koje sustavno i pouzdano dokumentira tu funkciju ili djelatnost.
Razredbeni (klasifikacijski) nacrt je sustavno reda­­nje zapisa u višerazinski uređen sustav s pripadajućim oznakama.
Vrednova­­nje je postupak kojim se procje­­njuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do koje­ga će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja.
II. KRITERIJI VREDNOVANJA
III. KATEGORIZACIJA STVARATELJA
IV. POPISI GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA
V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA
VI. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Klasa: 612-06/02-01/35
Urbroj: 532-03-3/6-02-01

Zagreb, 12. srp­nja 2002.
Ministar kulture
dr. sc. Antun Vujić, v. r

Prilog 1. ORIJENTACIJSKI POPIS GRADIVA OGRANIČENIH ROKOVA ČUVANJA
Rokovi čuvanja računaju se od:
  •  godine nastanka, osnivanja, pohađanja ili polaganja ispita
  •  dana usvajanja financijskog rješenja (za računovodstvenu dokumentaciju)
  •  godine prestanka ugovornih i drugih obveza.
Nakon isteka predviđenih rokova mogu se izlučiti:

1. NAKON PEDESET GODINA OD GODINE NASTANKA:
  •  personalni listovi (dosjei) zaposlenika s prilozima i podatcima (status, kvalifikacije, ugovor o radu, osobne i obiteljske promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih knjižica, zahtjevi za mirovinu)
  •  predmeti i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazova­njem i stipendiranjem
  •  predmeti o nesrećama na radu
2. NAKON DESET GODINA OD GODINE NASTANKA:
 
Na području računovodstva:
  •  glavna financijska knjiga (kartice)
  •  dnevnik financijskog knjigovodstva
  •  obračun poreza na promet nekretnina
Predmeti i evidencije o zaposlenicima:
  •  predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima nakon donoše­nja pravomoćne odluke, rješenja ili presude
  •  godišnje porezne evidencije (kartice) zaposlenika
  •  zapisnici o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima
Ostalo:
  •  zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima
  •  građevinski dnevnici radova na vlastitim objektima
  •  građevinske k­njige radova na vlastitim objektima
  •  konačne situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima
  •  atesti strojeva, opreme, materijala i proizvoda
3. NAKON PET GODINA OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:

  •  k­njiga analitičkog knjigovodstva (kartice)
  •  k­njiga blagajne o dnevnom prometu gotovinom (knjiga kopija)
  •  analitička evidencija osnovnih sredstava
  •  dnevnik analitičkog knjigovodstva
  •  dnevnik materijalnog knjigovodstva
  •  dnevnik pogonskog knjigovodstva
  •  ulazni i izlazni računi
  •  evidencija ulaznih i izlaznih računa
  •  nalozi za knjiženje (temeljnice)
  •  nalozi blagajni za isplatu i nalozi za naplatu
  •  inventurne liste
  •  k­njiga putnih naloga za motorno vozilo
  •  dokumentacija o osigura­nju imovine
  •  izvještaji banke o kreta­nju prometa (izvodi)
  •  rješe­nja o rashodova­nju opreme i inventara
  •  spisi i druga dokumentacija koja se odnosi na olakšice u plaćanju poreza, carina i drugih poreza i doprinosa
  •  putni računi (troškovi) za službena putovanja
  •  blagajnička dokumentacija kao pokriće gotovinskih troškova
  •  obračuni plaćenih poreza i doprinosa (na dohodak)
  •  sudske i administrativne zabrane
Predmeti i evidencije o zaposlenicima:
  •  ugovori o djelu  i autorski ugovori
  •  predmeti disciplinskih postupaka (nakon dovršenja postupka)
  •  predmeti što se odnose na prigovore, podneske i žalbe iz radnog odnosa
  •  prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim ispitima
  •  dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja za popunjenje svih radnih mjesta osim za ravnatelje/direktore (čuva se trajno)
  •  predmeti i rješe­nja o pravu na prima­nje dječjeg doplatka
Ostalo:
  •  ugovori i prepiska u vezi s izdavanjem publikacija
  •  dopisivanje u vezi s prodajom i zamjenom publikacija
  •  rukopisi objavljenih napisa za publiciranje
  •  privremene situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima
  •  spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem pismenih ponuda
4. NAKON TRI GODINE OD GODINE NASTANKA:
 
 
Na području računovodstva:
  •  kalkulacije proizvoda, cijena, radova i usluga
  •  troškovnici za radove i usluge
  •  dokumentacija o platnom prometu
  •  obračunski listovi osobnih dohodaka
  •  popisi konsignacija (popisi robe)
  •  periodični planovi rada ustanove ili poduzeća u tijeku godine
  •  periodični izvještaji o radu ustanove ili poduzeća u tijeku godine
  •  periodični obračuni poslova­nja ustanove  ili poduzeća u tijeku godine
  •  računovodstvena prepiska
  •  dokumentacija o kreditima nakon otplate
Ostalo:
  •  poštanske knjige i druge dostavne knjige
  •  tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti, opomene, informacije općeg karaktera
  •  potvrde, uvjerenja i izvodi ograničene važnosti kao i molbe za njihovo izdavanje  
  •  unutarnje dopisivanje
  •  prospekti, cjenici i informacije o opremi i drugim proizvodima
  •  evidencije o prisutnosti na radu
5. NAKON DVIJE GODINE OD GODINE NASTANKA:

Na području računovodstva:
  •  otpremnice, dostavnice, prijemni listovi, povratnice
  •  izvještaji i doznake o bolovanju zaposlenika
  •  uplatnice o primljenoj i isplatnice o isplaćenoj gotovini (blagajnički blokovi)
  •  narudžbenice (blokovi)
  •  čekovni taloni o isplaćenoj gotovini
  •  izvještaji o izdanon potrošnom materijalu
  •  razni privremeni obračuni
  •  pomoćne evidencije, obračuni, tabele i drugi pomoćni materijali
  •  prodajni i kontrolni blokovi (kontrolne kasa trake)
  •  skladišne i slične evidencije
  • obavijesti o izvodu otvorenih stavaka
Ostalo:
  •  rasporedi i rješenja o godišnjim odmorima
  •  multiplikati personalnih rješe­nja o zaposlenicima iz personalnih listova (dosjea)
  •  iskorišteni periodični izvještaji, planovi i statistički materijali čiji su podaci sačuvani u zbirnim pregledima
6. NAKON ISTEKA JEDNE GODINE OD GODINE NASTANKA:
  •  sporedni izborni materijal (glasački listići)
  •  anketni listići i drugi sporedni anketni materijali
  •  duplikati i multiplikati koji se nalaze u istoj ustanovi
  •  rasporedi nadzorne službe (dežurstva)
  •  vratarske evidencije o dolasku radnika na rad i kretanju stranaka
Prilog 2. ORIJENTACIJSKI POPIS GRADIVA TRAJNE VRIJEDNOSTI
Copyright © 2009-2018 Hrvatsko arhivističko društvo. Sva prava pridržana.